Team Pengembangan Sistem

Team pengembangan sistem secara umum dapat terdiri dari personil-personil sebagai berikut:

1.   Manejer analisis system (manager of system analysis)

Disebut juga sebagai koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

v  Sebagai ketua / koordinator team pengembangan sistem

v  Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota team pengembangan sistem yang lainnya.

v  Membuat jadual pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan dilakukan.

v  Bertanggung jawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, desain sistem dan penerapannya.

v  Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.

v  Mewakili team untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal perundingan-perundingan dan pemberian nasihat kepada manajemen dan pemakai system.

v  Membuat laporan-laporan kemajuan proyek.

v  Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil  kerja dari team.

2.   Ketua analis system (lead system analyst)

Biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analist sistem dan mewakilinya bila manajer analist sistem berhalangan.

3.   Analist sistem senior (senior system analyst)

Merupakan analist sistem yang sudah berpengalaman.

4.   Analist  system (System analist)

Merupakan analist sistem yang cukup berpengalaman dan dapat bekerja sendiri tanpa bimbingan dari analist sistem senior.

5.   Analist system junior ( junior system analist)

Merupakan analist sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan dari analist sistem yang lebih senior. Analist syistem junior ini juga sering disebut  dengan analist syistem yang masih dilatih.

6.  Pemrogram aplikasi senior ( senior applications programmer)

Merupakan program komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram yang lainnya.

7.   Pemrogram aplikasi (applicarions programmer)

Merupakan pemrogram komputer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnya tanpa harus bimbingan secara langsung lagi.

8.   Pemrogram aplikasi junior (junior applications programmer)

Merupakan pemrogram komputer yang belum berpengalaman dan masih dibawah bimbingan dari pemrogram yang lebih senior.

Pengetahuan dan Keahlian Yang Diperlukan Analis Sistem

1.      Pemahaman terhadap teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemrograman komputer, yaitu teknologi informatika (hardware dan software), teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, system operasi, utilities dan paket-paket perangkat luank lainnya.

2.      Pemahaman terhadap bisnis secara umum, Pengetahuan tentang bisnis meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran, produksi, manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek lainnya.

3. Keahlian dalam pemecahan masalah, Analisis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan-permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut kedalam bagian-bagiannya, menganalisisnya kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan terebut.

4. Keahlian dalam komunikasi antarpersonel, Analisis harus memepunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan maupun secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.

5. Memahami metodologi pengembangan system informasi.

SISTEM ANALIS DAN DESAIN

Berhubungan dengan proses analisa dan desain sistem informasi yang terdiri dari hardware, software, data, prosedur dan manusia. Sistem analis dan desain dapat dipandang dari dua kegiatan utama yaitu:

1.      Sistem analis adalah suatu proses untuk memahami sistem yang ada, termasuk mendiagnosa masalah / inefisiensi dan memberikan solusi penyelesaian.

2.      Sistem desain yaitu suatu proses mencakup perencanaan desain dan implementasi sistem yang baru.

Ada beberapa pengertian Analis Sistem, yaitu:

1.      Seseorang yang mempunyai kemampuan untuk menganalisa sebuah sistem. Analisa tersebut meliputi mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem.

2.      Seseorang yang mempunyai pengetahuan tentang aplikasi komputer yang digunakan untuk memecahkan masalah-masalah bisnis dan masalah-masalah lainnya.

3.      Sesorang yang mempunyai kemampuan untuk memilih alternatif pemecahan masalah yang paling tepat.

4.      Seseorang yang mempunyai kemampuan untuk merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan permasalahan yang terjadi.

Adapun tugas-tugas umum yang dilakukan oleh seorang Analis sistem adalah sebagai berikut:

1.      Mengumpulkan dan menganalisa segala dokumen-dokumen, file-file, formulir-formulir yang digunakan pada sistem yang telah berjalan.

2.      Menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan - kekurangan apa saja yang ada pada sistem tersebut dan

3.      Selanjutnya melaporkan segala kekurangan tersebut kepada pemakai sistem.

4.      Merancang perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem yang baru.

5.      Menganalisa dan menyususn perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang baru dan memberikan argumen tentang keuntungan-keuntungan apa saja yang dapat diperoleh dari pemakain sistem yang baru.

6.      Mengawasi segala kegiatan yang ada terutama berkaitan dengan penerapan sistem yang baru.

Pengetahuan yang harus dimiliki seorang sistem analis antara lain adalah:

1.      Pemahaman terhadap teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemrograman komputer, yaitu teknologi informatika (hardware dan software), teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, sistem operasi, utilities dan paket-paket perangkat luank lainnya.

2.      Pemahaman terhadap bisnis secara umum, Pengetahuan tentang bisnis meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran, produksi, manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek lainnya.

3.      Keahlian dalam pemecahan masalah, Analisis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan-permasalahan  komplek  yang  dihadapi  oleh bisnis, memecah-mecah

masalah tersebut kedalam bagian-bagiannya, menganalisisnya kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan terebut.

4.      Keahlian dalam komunikasi antar personel, Analisis harus memepunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara

lisan maupun secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.

5.      Memahami metodologi pengembangan sistem informasi.

Adapun unsur  yang terlibat dalam pengembangan sistem antara lain:

A.    Pengguna Sistem

v  User, dapat dikatagorikan sebagai end-user(operator) dan user-manager yang mengawasi pekerjaan end-user.

v  Manajemen, memegang peranan penting dalam suatu sistem informasi termasuk menyetujui rencana pengembangan dan penyediaan dana.

B.     Perancangan Sistem

v  Project Coordinator, merupakan orang yang bertanggung jawab agar suatu tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal serta mengontrol agar pelaksanaan sesuai dengan rencana.

v  System analyst & design, ialah orang yang memberikan solusi dan mendesain system yang baru.

v  Programmer, ialah orang membuat program berdasarkan rancangan dari system analis.

v  Network Designer, ialah bertanggung jawab terhadap desain suatu jaringan seperti LAN, MAN, WAN.

v  Technician (hardwre), menetapkan konfigurasi-konfigurasi hardware yang tepat agar dapat bekerja secara optimal.

v  Database Administrator, orang yang bertanggung jawab terhadap suatu  sistem database ,  mencakup  pola  struktur data , integritas

data, memberikan hak akses kepada user, backup, recovery dan mengoptimalkan performa databse.

v  Documenter, ialah orang yang membuat dokumentasi sistem mencakup buku operasi aplikasi , teknis dan sistem.

v  Software tester, ialah menjamin bahwa program aplikasi yang dibuat programmer telah sesuai dengan spesifikasi

v  Graphic Designer, seseorang yang memiliki keahlian dalam mendesain, misalnya icon atau user interface lainnya.

Pemrogram (programmer) adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi berdasarkan rancang bangun yan telah dibuat oleh seorang analis sistem.

Adapun perbandingan  tugas dan tanggung jawab dan analis sistem adalah sebagai berikut:

Pemrogram

Analis sistem

1.      Tanggung jawab pemrogram terbatas  pada pembuatan program. 2.      Pengetahuan program komputer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan. 3.      Pekerjaan pemrogram sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program. 4.      Pekerjaan pemrogram tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesame pemrograman dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi)programnya

1. Tanggung jawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer saja, tetapi pada system secara keseluruhan. 2. Pengetahuan analis system harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer,tatapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya. 3. Pekerjaan analist sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar. 4.  Pekerjaan       analist          sistem      melibatkan    hubungan     banyak        orang , tidak terbatas pada sesama       analis ,  pemrogram , tetapi   juga     pemakai sistem dan manajer.

Tabel 3.1. Tugas dan Tanggungjawab Analist Sistem dan Programmer

Prinsip Pengembangan Sistem

Ada banyak alasan mengapa organisasi gagal mencapai tujuan-tujuan penyusunan atau pembangunan atau pengembangan sistem informasi , yaitu antara lain:

1.  Kekurangan dukungan dari manajemen dalam penyusunan sistem informasi.

Banyak manejer senior mengabaikan keberadaan sumber daya  sistem informasi yang tersedia, atau organisasi tidak mempunyai komite pengarah sistem informasi. Jika ada komite pengarah sistem infomasi tersebut berada dalam tidak formal sehingga komite pengarah tidak dapat bekerja secara efisien dan efektif. Jika ada rencana strategis sistem informasi tersebut tidak berhubungan dengan rencana strategis jangka panjang organisasi.

2.  Perubahan Kebutuhan pemakai

Sementara manajemen tingkat atas menjadi semakin kompleks, manejer-manejer senior menuntut sistem informasi untuk memberikan keuntungan kompetitif strategis. Semakin strategis nilai sebuah sistem informasi, semakin besar resiko kegagalan mencapai tujuan-tujuan system informasi tersebut.

3.   Kehadiran Teknologi Baru

Ketika organisasi menggunakan teknologi yang ada, organisasi dapat dengan lebih mudah mencapai tujuan-tujuan penyusunan atau pengembangan sistem, karena personel-personel telah menguasai teknologi tersebut. Sebaliknya, ketika organisasi berusaha membuat keuntungan kompetitif dengan menggunakan teknologi yang baru atau yang lebih canggih, organisasi tidak dapat dengan mudah mencapai tujuan-tujuan penyusunan sistem, karena personel-personel tidak menguasai penggunaan teknologi tersebut.

4.   Kekurangan Standard Metodologi Pengembangan Sistem

Beberapa organisasi tidak mempunyai standard metodologi pengembangan sistem. Jika ada, maka organisasi tidak menjaga ke-up-to-date-an manual standard metodologi pengembangan sistem.

5.   Kelebihan Beban Kerja atau Kekurangan keahlian untuk Personel

      Personel dalam Pengembangan Sistem

Sebuah survey memperkirakan bahwa personel-personel dalam tim pengembangan sistem menghadapi keterlambatan dalam pengembangan sistem mulai dari enam bulan samapi dengan lima tahun . Selain dari kelebihan beban kerja, personel-personel dalam tim pengembangan sistem sering mengalai kekurangan keahlian, karena organisasi tersebut tidak mempunyai rencana training

Oleh karena itu sewaktu akan membangun atau mengembangkan suatu sistem informasi, ada beberapa prinsip  yang tidak boleh dilupakan. Prinsip – prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

1.   Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen  sehingga sistem harus dapat memenuhi  kebutuhan manajemen.

2.   Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

Sistem informasi yang akan dikembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir. Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal yaitu:

v  Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi

v  Investasi yang terbaik harus bernilai

3.   Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

Manusialah yang berperan atas keberhasilan suatu sistem, baik dalam proses pengembangan, penerapan maupun dalam operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem harus merupakan orang yang terdidik dan menguasai segala permasalahan yang ada dan mempunyai solusi akan apa yang akan dilakukan.

4.  Tahapan kerja dan tugas yang dilakuakn dalam pengembangan sistem

Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan  beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberpa personil daalm bentuk suatu tim  untuk mengerjakannya.

5.   Proses  pengembangan system tidak harus urut

Tahapan kerja pengembangan sistem merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan dan langkah ini dapat saja tidak berurutan, tetapi dapat dilakukan secara bersama-sama. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan outputmerupakan tahap yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu dan baru dapat melaksanakan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak.  Sewaktu  proses perancangan  output dilakukan , hasil

perancangan outputyang telah selesai dapat dipergunakan untuk perancangan file.

6.   Takut membatalkan proyek

Pada umumnya merupakan pantangan untuk membatalkan proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan atau membatalkan suatu proyek  memang harus didasarkan evaluasi yang cermat. Untuk kasus tertentu dimana proyek terpaksa dibatalkan atau dihentikan karena sudah tidak layak lagi, maka pemabatalan itu harus dilakukan dengan tegas.

7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

Kegagalan untuk membuat suatu dokumentasi kerja merupakan salah satu hal yang sering terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analisis sistem. 

Sytem Development Life Cycle ( SDLC )

Daur hidup pengembangan system / SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan –tahapan utama dan langkah – langkah dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan yaitu sebagi berikut:

1.  Analisis

Tahapan analisis digunakan oleh analis sistem untuk membuat keputusan. Apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik, dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem. Seorang analis perlu mengetahui dasar untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan ditanganinya, perlu memahami sistem yang sedang berjalan saat ini, dan dapat melakukan identifikasi terhadap masalah yang muncul dan mencari solusinya dengan professional.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis iniadalah sebagai berikut:

1. Deteksi masalah ( Problem Detection ).
2. Penelitian / investigasi awal ( Initial Investigation ).
3. Analisa kebutuhan system ( Requrement Analysis)
4. Mensortir Kebutuhan Sistem ( Generation of System Alternatives)
5. Memilih system yang baik ( Selection of Proper System )

2.  Perancangan / Desain

Tahapan perancangan atau design memiliki tujuan untuk mendesign sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah – masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini meliputi perancangan output, input dan file.

1. Perancangan Keluaran

Perancangan keluaran bertujuan menentukan keluaran – keluaran yang akan digunakan oleh sistem. Keluaran tersebut berupa tampilan – tampilan layer, dan juga format dan frekuensi laporan yang diperlukan.

2. Perancangan Masukan

Perancangan masukan bertujuan untuk menetukan data – data masukan, yang akaan digunakan untuk mengoperasikan sistem. Data – data masukan tersebut dapat berupa formulir – formulir, faktur, dan lain – lain yang berfungsi memberikan data masukan bagi pemrosesan sistem. Pada tahapan ini juga perlu ditentukan format data masukan agar sesuai dengan kebutuhan sistem.

3. Perancangan File

Perancangan file masuk dalam bahagian perancangan basis data yang diawali dengan merancang diagram hubungan antara entitas ( bisa dengan menggunakan ERD). Setelah itu melakukan uji normalisasi dari 1-NF sampai dengan 5-NF, minimal sampai ke bentuk normalisasi ke- 3 ( 3-NF). Seluruh file yang telah lulus uji normalisasi yang harus dibuatkan spesifikasi datanya.

3.  Implementation

Tahap implementasi memiliki beberapa tujuan yaitu untuk melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logical ke dalam kegiatan yang sebenrnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya, lalu mengimplementasikan sistem yang baru tersebut ke dalam salah satu bahasa pemrograman yang paling sesuai. Pada tahap ini juga harus dijamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah pembuatan program dan test data, pelatihan dan penggantian system.

Ada 2 aspek penting di dalam proses pembangunan / pengembangan sistem informasi yaitu:

1.      Data tentang masalah-masalah yang ada saat itu

2.      Data tentang kemungkinan penyelesaian untuk masalah-masalah tersebut diatas.

Tujuan utama dari pembangunan / pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:

1.      Menyusun sistem informasi yang memenuhi kebutuhan informasi organisasi dan kebutuhan dari fungsi operasi organisasi.

2.      Menyusun sistem informasi dengan cara yang efisien dan efektif.

3.      Mengorganisasikan suatu sistem informasi yang baru yang dapat menangani semua problem yang terjadi di dalam organisasi.

Adapun tahap- tahap pembentukan sistem informasi adalah sebagai berikut:

1.      Membangun system pemrosesan transaksi melalui pembangunan kantor elektronik seoptimal mungkin.

Artinya perusahaan harus mampu mendorong terciptanya otomatisasi dan komputerisasi, khususnya prosedur-prosedur rutin dan data transaksi agar semua data dapat disimpan dalam sistem database perusahaan.

2.      Membangun SIM berbasis jaringan komputer.

Yang akan mengolah database perusahaan, menghasilkan laporan-laporan dan grafik-grafik serta mendistribusikannya kepada pihak-pihak pengambil keputusan di dalam perusahaan dengan tepat waktu dan akurat. SIM ini akan menyehatkan aliran informasi di dalam perusahaan, karena semua lini manajemen dapat memperoleh aliran inforamsi secara langsung dan otomatis.

 3.  Membangun system pendukung keputusan (SPK)

 Untuk  mengolah  database yang ada.  Hal ini dimaksudkan untuk membantu para pemimpin dalam menemukan alternatif-alternatif keputusan manajerial.

4.    Mengembangkan system informasi yang bersifat lintas platform

Yaitu sistem informasi yang mampu menjebatani perbedaan antar  platform SI  bisnis  yang  akan  bergabung  satu  sama lain.  Perbedaan  platform tersebut   meliputi hal  teknis  seperti perbedaan sistem operasi,  pewaktuan,  mata uang  dan apliaksi-aplikasi yang digunakan oleh penjual dan pembeli.

TINJAUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk mengantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki     sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki oleh karena beberapa hal yaitu antara lain:

1.      Munculnya problem pada sistem yang lama

Permasalahan yang timbul dapat berupa:

v  Ketidakberesan pada sistem yang menyebabkan sistem tidak dapat beroperasi sesuai dengan harapan. Ketidakberesan ini dapat berupa:

-    Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.

-    Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin.

-    Tidak efisiennya operasi.

-    Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

v  Pertumbuhan dalam kebutuhan organisasi yang menyebabkan sebuah system baru yang harus disusun. Kebutuhan organisasi diantaranya adalah pada informasi yang semakin luas sehingga volume pengolahan data menjadi semakin meningkat.

2.      Untuk meraih kesempatan

Teknologi berkembang degan cepat sihingga organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi   agar    dapat     meningkatkan   penyediaan   informasi   agar   dapat  mendukung proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manjemen.

3.      Adanya instruksi-instruksi(derectives)

Sistem baru dibuat karena adanya suatu instruksi dari pimpinan ataupun kekuatan dari luar organisasi, misalnya peraturan pemerintah. Jadi sistem baru dikembangkan untuk memecahkan permasalahan yang timbul, agar dapat meraih kesempatan atau untuk memenuhi instruksi yang diberikan.

Karena adanya permasalahan, kesempatan atau instruksi, maka sistem yang baru perlu dikembangkan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, dikembangakan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang ada atau memenuhi instruksi yang diberikan. Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan-permasalahan dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya. Indikator-indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut:

v  Keluhan dari langganan

v  Pengiriman barang yang sering tertunda

v  Pembayaran gaji yang terlambat

v  Laporan yang tidak tepat waktu

v  Isi laporan yang salah

v  Tanggung jawab yang tidak jelas

v  Waktu kerja yang berlebihan

v  Ketidakberesan kas

v  Produktivitas tenaga kerja yang rendah

v  Banyaknya pekerja yang menganggur

v  Kegiatan yang tumpang tindih

v  Tanggapan yang lambat terhadap langganan

v  Biaya operasi yang tinggi

v  Persedian barang yang terlalu tinggi

v  Keluhan dari supplier karena tertundaya pembayaran.

v  Bertumpuknya back – order(tertundanya pengiriman karena kurangnya persediaan barang)

v  Investasi yang tidak efisien

v  Peramalan penjualan dan produksi tidak tipat

Karena adanya permasalahan, kesempatan atau instruksi, maka sistem yang baru perlu dikembangkan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang ada atau memenuhi instruksi yang diberikan.

Dengan telah dikembangkan sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES yaitu:

v  Performance ( Kinerja )

Yaitu peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Dimana kinerja dapat diukur dari Throughput dan respon time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Sedangkan Respon time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.

v  Information ( Informasi )

Yaitu peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.

v  Economy ( Ekonomis)

Yaitu penigkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan –penurunan biaya yang terjadi. Ekonomi berhubungan degan jumlah sumber daya yang digunakan.

v  Control ( Pengendalian )

Yaitu peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan dan kecurangan yang dan akan terjadi.

v  Efficiency ( Efesiensi )

Yaitu peningkatan terhadap efisiensi operasi, dimana berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.

v  Service ( Pelayanan )

Yaitu peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

Proses Pembangunan atau pengembangan sistem informasi mulai dari konsep sampai dengan implementasinya disebut dengan istilah System Development Life Cycle (SDLC). 

Pendekatan Pengembangan Sistem

Pendekatan pengembangan sistem informasi merupakan  suatu filsafat atau persepsi tentang struktur yang mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan dan operasi-operasi dalam suatu organisasi atau system dengan cara yang efisien dan efektif. Menurut pendapat seorang pakar atau ahli system, dalam pendekatan pengembangan sistem informasi terdapat 3 (tiga) konsepsi penting yaitu sebagai berikut:

1.      Falsafah keistimewaan ( system philosophy ), yaitu cara berfikir mengenai fenomena menurut totalitas yang terdiri dari bagian-bagian yang saling mengadakan interaksi.

2.      Pembinaan kesisteman ( system management) , yaitu cara mendesain atau merancang dan mengimplementasikan organisasi sebagai sistem dengan cara menggambarkannya sebagai hubungan input-proses-output.

3.      Analisis kesisteman ( system  analysis ), yaitu teknik dalam pemecahan masalah yang timbul untuk memperoleh suatu efiseinsi dan ekonomis.

Pendekatan sistem informasi mempunyai  ciri-ciri pokok dalam teori kesisitemannya, yaitu sebagai berikut:

1.       Output yang terbaik dari setiap bagian sistem dan yang kemudian dapat diukur secra relatif terhadap tujuan sistem, apabila dipadukan belum tentu meghasilkan outputterbaik dari sistem tersebut.

2.       Hal tersebut diatas adalah akibat dari kenyataan bahwa jumlah output pada bagian-bagian sistem pada umumnya tidak sama dengan output sestem secara keseluruhan.

3.       Jadi secara korelatif, apabila suatu sistem bekerja dengan baik, maka pada umumnya ada kemungkinan bagian dari masing-masing sistem tidak memberikan outputyang maksimum.

4.       Output sistem secara keseluruhan tergantung pada posisi bagian system dan bagaimana bagian-bagian tersebut saling berinteraksi.

Pendekatan pengembangan sistem digunakan baik untuk pemecahan masalah maupun untuk pengembangan sistem informasi. Adabeberapa petunjuk yang dapat diterapkan untuk memanfaatkan pendekatan pengembangan sistem tersebut yaitu sebagai berikut:

1.  Integrasi

Bermacam-macam subsistem dari suatu sistem harus  diintegrasikan dengan cara sedemikian rupa untuk mendapatkan keuntungan dari antar hubungan dan hal yang saling bergantung antar masing-masing unsur.

2.   Komunikasi

Saluran komunikasi harus lebih selalu terbuka diantara subsistem-subsistem.

3.  Metode Ilmiah

Harus diterapkan metode ilmiah dengan menggunakan bermacam-macam teknik ilmu manajemen.

4.   Berorientasi keputusan

Untuk menjadikan fungsi perencanaan dan pengawasan lebih efektif, maka mungkin dapat dikembangkan pengambilan keputusan yang dapat diprogram.

5.       Teknologi

Dimana seorang analisis  sistem harus menggunakan teknologi modern untuk membantu pelaksanaan teknik-teknik yang timbul dari ke-4 petunjuk di atas. 

Laporan Awal Masalah

Banyaknya catatan – catatan ( logs ) masalah – masalah laporan dapat digunakan oleh system analis untuk study awal ( preliminary study). Untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan. Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup empat elemen sebagai berikut:

a. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.

b. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.

c. Detailed analisis, Pengembangan secara teknis dari masalah ( problem nature ).

d. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.

Information System Backlog

Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi di mana transaksi yang dating tidak langsung dimasukan ( posted ) ke record pada awal hari kerja berikutnya. Tujuan utama dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya , sehingga kegagalan memperbaruhi sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.

Sebagai analis adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan ( backlog) dan masalah – masalah yang menyebabkan sistem backlogs. Berikut ini dikemukakan lima alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi yaitu antara lain:

a. Volume transaksi mengalami kenaikan.

b. Penurunan kerja.

c. Pergantian karyawan yang tinggi.

d. System downtime.

e.Transaction variances.

Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan yakni menumpuknya record – record, kenaikan rata – rata kesalahan, kenaikan biaya, dan kenaikan pergantian karyawan.

Permasalahan Sistem

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya system tersebut didesain. Beberapa hal yang menyebabkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain sebagai berikut:

1. Waktu ( overtime ).
2. Lingkungan system yang berubah
3. Perubahan prosedur operasional

Masalah sistem berhubungan dengan karakterisitik sistem informasi yakni sebagai berikut:

1.  Relevansi ( Relevancy )

Hasil dari system informasi harus dapat digunakan untuk kegiatan manajemen ditingkat operasional, taktis dan strategic. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.

Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain sebagai berikut:

·         Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.

·         Permintaan informasi tidak tersedia dalam sistem informasi.

·         Banyak laporan yang isiya terlalu panjang.

2.  Kelengkapan ( Completteness )

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80 % dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif. Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan yakni antara lain:

·         Sebagaian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.

·         Bagian pemasukan data menelpon ke pemakai untuk mengklarifikasi data dari sumber – sumber dokumennya.

3.  Kebenaran ( Correcteness )

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakurtan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran yakni antara lain:

·         Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibandingkan kualitasnya.

·         Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.

4.  Keamanan ( Security )

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitive ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

5.   Ketepatan Waktu ( Timelines )

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu diantaranya sebagai berikut:

·         Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.

·         Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staf pemeliharaan program dan staf operasinya.

·         Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.

6.  Ekonomi ( Economy )

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik. Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya seperti konsultan pemeliharaan hardware dan software dan lainnya.

7.   Efisiensi ( Eficiency )

Efisiensi adalah beberapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Berikut beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisis yaitu antara lain:

• Keluaran / nilai uang
• Transaksi tanpa kesalahan / waktu
• Biaya kertas / transaksi

8.  Kegunaan ( Usabilitiy )

Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan ( poor usability syste), antara lain :

• Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.
• Tingginya rata- rata kesalahan yang terjadi.
• Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai computer

9.  Dapat Dipercaya ( Reliability )

Sebuah indikator penting dari sistem informasi adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabililtasnya antara lain sebagai berikut:

• Biaya, yaitu tingginya varian rata – rata biaya setiap bulannya.
• Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
• Rata – rata kesalahan, yaitu rata – rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.