Permasalahan Sistem

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya system tersebut didesain. Beberapa hal yang menyebabkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain sebagai berikut:

1. Waktu ( overtime ).
2. Lingkungan system yang berubah
3. Perubahan prosedur operasional

Masalah sistem berhubungan dengan karakterisitik sistem informasi yakni sebagai berikut:

1.  Relevansi ( Relevancy )

Hasil dari system informasi harus dapat digunakan untuk kegiatan manajemen ditingkat operasional, taktis dan strategic. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.

Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain sebagai berikut:

·         Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.

·         Permintaan informasi tidak tersedia dalam sistem informasi.

·         Banyak laporan yang isiya terlalu panjang.

2.  Kelengkapan ( Completteness )

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80 % dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif. Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan yakni antara lain:

·         Sebagaian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.

·         Bagian pemasukan data menelpon ke pemakai untuk mengklarifikasi data dari sumber – sumber dokumennya.

3.  Kebenaran ( Correcteness )

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakurtan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran yakni antara lain:

·         Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibandingkan kualitasnya.

·         Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.

4.  Keamanan ( Security )

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitive ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

5.   Ketepatan Waktu ( Timelines )

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu diantaranya sebagai berikut:

·         Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.

·         Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staf pemeliharaan program dan staf operasinya.

·         Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.

6.  Ekonomi ( Economy )

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik. Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya seperti konsultan pemeliharaan hardware dan software dan lainnya.

7.   Efisiensi ( Eficiency )

Efisiensi adalah beberapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Berikut beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisis yaitu antara lain:

• Keluaran / nilai uang
• Transaksi tanpa kesalahan / waktu
• Biaya kertas / transaksi

8.  Kegunaan ( Usabilitiy )

Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan ( poor usability syste), antara lain :

• Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.
• Tingginya rata- rata kesalahan yang terjadi.
• Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai computer

9.  Dapat Dipercaya ( Reliability )

Sebuah indikator penting dari sistem informasi adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabililtasnya antara lain sebagai berikut:

• Biaya, yaitu tingginya varian rata – rata biaya setiap bulannya.
• Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
• Rata – rata kesalahan, yaitu rata – rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.